E-Dönüşüm kılavuzu
DİA E-Fatura Rehberi: Kurulum, Gönderim ve Durum Takibi
DİA'da e-faturaya geçiş ve günlük kullanım rehberi: firma ve e-devlet ayarları, mali mühür, numara şablonu, cari ve stok kartları, gönderim ve zarf durum takibi.
- Umay Bilişim DİA Uzman Ekibi
- 25 dk okuma
- E-Dönüşüm
- Başlangıç
Kısaca
DİA'da e-fatura sorunsuz çalışması için gönderimden önce dört temelin doğru kurulması gerekir: firma kartındaki e-devlet ayarları ve mali mühür, e-belgeler için 16 karakterlik kayıt numara şablonu, cari kartlarda e-fatura mükellefiyeti ve senaryo bilgisi, stok ve hizmet kartlarında doğru birim kodları. Ardından gönderilen faturaların zarf durumları günlük takip edilir, gelen faturalar düzenli işlenir ve e-arşiv ile e-fatura ayrımı belge bazında kontrol edilir.
Problem
E-faturaya geçen veya yeni bir firma açan işletmeler, ilk haftalarda gönderim hataları, yanlış birimle kesilen faturalar ve e-arşiv ile e-fatura karışıklığıyla uğraşıyor. Muhasebe ekibi her hatada destek istemek zorunda kalıyor; müşterilere giden faturalar gecikiyor.
Belirtiler
- Gönderilen faturalar alıcıya ulaşmıyor veya hata durumunda bekliyor.
- E-fatura mükellefi bir müşteriye e-arşiv fatura düzenleniyor ya da tersi oluyor.
- Faturalarda birim, vergi veya adres bilgileri hatalı görünüyor.
- Yeni yılın ilk faturalarında numara hatası alınıyor.
- Gelen faturalar zamanında işlenmediği için alış kayıtları gecikiyor.
Nedenler
- Firma bilgileri GİB kayıtlarıyla birebir eşleşmiyor.
- Kayıt numara şablonu e-belge yapısına uygun değil veya yeni yıla göre güncellenmemiş.
- Cari kartlarda mükellefiyet ve senaryo bilgisi eksik ya da yanlış.
- Stok kartlarındaki birimler e-fatura birim kodlarıyla eşleştirilmemiş.
- Gönderim sonrası zarf durumu takip edilmiyor; hatalar ancak müşteri aradığında fark ediliyor.
Çözüm
Aşağıdaki adımlar, DİA'da e-faturayı hem ilk kurulumda hem günlük kullanımda düzenli hale getirir:
- 1
Firma ve e-devlet ayarlarını yapın
Firma kartında unvan, vergi numarası ve adres bilgilerini GİB kayıtlarıyla birebir eşleştirin; e-devlet ayarlarında entegrasyon bilgilerini tanımlayın ve mali mühür kurulumunu tamamlayın.
- 2
Kayıt numara şablonunu hazırlayın
E-fatura ve e-arşiv için ayrı seriler belirleyin; e-belge numarasının seri, yıl ve sıra numarasından oluşan 16 karakterlik yapıya uygun olduğunu kontrol edin.
- 3
Cari kartları düzenleyin
Müşterilerin e-fatura mükellefi olup olmadığını ve kullanılacak senaryoyu (temel veya ticari) cari kartta doğru işaretleyin; mükellef olmayan müşterilere e-arşiv düzenleneceğini netleştirin.
- 4
Stok ve hizmet kartlarını kontrol edin
Birimleri e-fatura birim kodlarıyla eşleştirin; KDV oranlarını, gerekiyorsa tevkifat, istisna ve özel vergi bilgilerini kartlarda tanımlayın.
- 5
Test gönderimiyle canlıya geçin
İlk gönderimleri az sayıda ve farklı türde faturayla (temel, ticari, iade, tevkifatlı) yapın; alıcı tarafta faturanın doğru göründüğünü teyit edin.
- 6
Zarf durumlarını günlük takip edin
Gönderilen faturaların zarf durumlarını her gün kontrol edin; başarıyla tamamlanmayanları hata koduna göre inceleyip aynı faturayı tekrar göndermeden önce durumunu netleştirin.
- 7
Gelen faturaları düzenli işleyin
Gelen e-faturaları düzenli aralıklarla kontrol edin; ticari senaryodaki faturalara kabul veya red yanıtını yasal süre içinde verin ve faturaları alış belgesi olarak kaydedin.
Kontrol Listesi
Kontrol listesi
- Firma kartındaki bilgiler GİB kayıtlarıyla eşleşiyor.
- Mali mühür kurulumu tamamlandı ve test edildi.
- E-fatura ve e-arşiv için ayrı numara serileri tanımlandı.
- Cari kartlarda mükellefiyet ve senaryo bilgisi doğru.
- Stok ve hizmet kartlarında birim kodları eşleştirildi.
- KDV, tevkifat ve istisna bilgileri kartlarda tanımlı.
- Farklı fatura türleriyle test gönderimi yapıldı.
- Zarf durumları her gün kontrol ediliyor.
- Gelen ticari faturalara yasal süre içinde yanıt veriliyor.
- Yıl sonunda numara şablonu yeni yıl için kontrol ediliyor.
Sonuç
DİA'da e-faturanın sorunsuz çalışması büyük ölçüde gönderimden önceki kurulumun doğruluğuna bağlıdır. Firma, numara şablonu, cari ve stok kartları doğru kurulduğunda ve zarf durumları günlük takip edildiğinde, e-fatura muhasebe ekibinin üzerinden bir yük olmaktan çıkar. Hata kodlarının anlamı için e-fatura zarf hataları yazımıza, kurulum desteği için E-Belge Danışmanlığı sayfamıza göz atabilirsiniz.
Uzman Yorumu
E-fatura destek taleplerinin büyük bölümü gönderim anındaki bir hatadan değil, kurulumda eksik bırakılmış bir karttan kaynaklanıyor: birim kodu eşleşmemiş bir stok kartı ya da senaryosu yanlış seçilmiş bir cari. Bu yüzden canlıya geçmeden önce en çok fatura kestiğiniz 20 müşteri ve 50 ürünü tek tek kontrol etmenizi öneriyoruz.
Umay Bilişim DİA Uzman Ekibi
Sık Sorulan Sorular
E-fatura ile e-arşiv fatura arasındaki fark nedir?
E-fatura, alıcısı da e-fatura mükellefi olan işlemlerde GİB üzerinden iki taraf arasında iletilir. Alıcı e-fatura mükellefi değilse fatura e-arşiv olarak düzenlenir. DİA'da hangi belgenin oluşacağı cari karttaki mükellefiyet bilgisine göre belirlenir.
Gönderdiğim e-faturayı iptal edebilir miyim?
Temel senaryodaki faturalarda sistem üzerinden red veya iptal yanıtı yoktur; ticari senaryoda alıcı belirli süre içinde faturayı reddedebilir. İptal ve iade işlemlerinin mevzuata uygun yürütülmesi için mali müşavirinizle birlikte hareket edin.
Zarf hatası alan faturayı tekrar göndermeli miyim?
Önce hata kodunu ve faturanın alıcıya ulaşıp ulaşmadığını kontrol edin. Durumu netleşmeden yapılan tekrar gönderimler mükerrer fatura sorununa yol açabilir. Kodların anlamı için zarf hataları yazımıza bakabilirsiniz.
Bu konuda size nasıl yardımcı olabiliriz?
Ücretsiz · Anında sonuç
DİA verim puanınızı 5 dakikada öğrenin
22 soruluk ücretsiz test, finanstan üretime 6 alanda DİA kullanımınızı ölçer ve size özel iyileştirme önerileri sunar.