ERP Seçerken Sorulacak 15 Soru: Doğru Programı Bulmanın Kontrol Listesi

Problem

ERP programı bir işletmenin yıllarca birlikte çalışacağı bir sistemdir. Muhasebe, stok, satış, satın alma ve raporlama aynı programda toplanır; yanlış bir seçimin bedeli de bu yüzden yüksektir. Program sonradan değiştirildiğinde veri aktarımı, eğitim ve alışma süreci baştan yaşanır.

Seçim sürecinde çoğu işletme, birkaç sağlayıcının demosunu izleyip fiyatları karşılaştırarak karar verir. Oysa demolar genellikle programın en güçlü yanlarını gösterir; sizin işletmenizde hangi sorunun nasıl çözüleceğini göstermez. Doğru soruları sormak, hem doğru programı hem de doğru kurulum ortağını seçmenin en kısa yoludur.

Belirtiler

ERP seçim sürecinizin sağlam bir zemine oturmadığını şu durumlardan anlayabilirsiniz:

• Görüşmelere yazılı bir ihtiyaç listesiyle girmiyorsunuz.
• Karşılaştırma yalnızca lisans fiyatı üzerinden yapılıyor.
• Programı her gün kullanacak çalışanlar sürece dahil edilmemiş.
• Demoda sağlayıcının hazır örnek verisi gösteriliyor, sizin işlemleriniz değil.
• Kurulum, eğitim ve veri aktarımının kimin tarafından, ne kadar sürede yapılacağı belli değil.
• Kurulumdan sonra destek için kime ve nasıl ulaşacağınızı bilmiyorsunuz.

Nedenler

1. İhtiyaç yazılmadan başlanıyor: Hangi süreçlerin çözüleceği netleşmeden program aranıyor; sonunda gereğinden fazla ya da eksik modülle başlanıyor.
2. Yalnızca lisans fiyatına bakılıyor: Kurulum, eğitim, yıllık hizmet bedeli ve sonradan eklenecek modüller toplam maliyete katılmıyor.
3. Yazılım ile uygulayıcı ayrı düşünülüyor: Aynı program, iyi kurulduğunda işletmeyi rahatlatırken kötü kurulduğunda yük olabilir; kurulumu yapacak ekip yeterince sorgulanmıyor.
4. Kullanıcılar sürecin dışında kalıyor: Programı her gün kullanacak muhasebe, depo ve satış ekipleri karar verildikten sonra tanışıyor.
5. Büyüme hesaba katılmıyor: Bugünkü ihtiyaca göre seçim yapılıyor; yeni şube, yeni depo, üretim veya e-ticaret gibi planlar göz ardı ediliyor.

Çözüm

Soruları üç tarafa yöneltin: önce işletmenize, sonra yazılıma, en son da kurulumu yapacak iş ortağına. Aşağıdaki 15 soru bu sırayla gruplanmıştır.

İşletmeniz için: ihtiyaç ve kapsam

1. Hangi süreçleri çözmek istiyoruz? Bugün en çok zaman kaybettiğiniz ve en çok hata çıkan işleri yazın: ay sonu kapanışı, stok sayımı, cari mutabakat, teklif ve sipariş takibi gibi. ERP'den beklentiniz bu listedir; diğer her şey bunun üzerine kurulur.

2. Programı kimler, hangi işler için kullanacak? Kullanıcı sayısını ve her kullanıcının hangi ekranlara ihtiyaç duyduğunu çıkarın. Sahada çalışan satış ekibi, depo personeli veya yöneticiler için mobil erişim gerekip gerekmediğini de belirleyin. Kullanıcı sayısı ve kullanıcı türü maliyeti doğrudan etkiler.

3. Önümüzdeki 3–5 yılda işletmemiz nasıl değişecek? Yeni şube, ikinci depo, üretime başlama, ihracat ya da e-ticaret planınız varsa bugünden söyleyin. Modüler bir program, bu ihtiyaçlar doğduğunda yazılım değiştirmeden modül ekleyerek büyümenizi sağlar.

Yazılım için: işlev, mevzuat ve altyapı

4. Sektörümüze özgü işlemleri karşılıyor mu? Üretimde reçete ve maliyet, toptan ticarette fiyat listeleri ve iskontolar, hizmet işletmelerinde proje veya servis takibi gibi sektörünüze özgü ihtiyaçları demoda tek tek sorun. "Yapılabilir" cevabı yerine nasıl yapıldığını görmek isteyin.

5. E-dönüşüm ve mevzuat değişikliklerine nasıl uyum sağlanıyor? E-fatura, e-arşiv, e-irsaliye, e-defter gibi uygulamaların program içinde mi yoksa ayrı bir yazılımla mı yürüdüğünü sorun. Mevzuat değiştiğinde güncellemenin nasıl geldiğini ve ek ücret gerektirip gerektirmediğini öğrenin.

6. İhtiyaç duyduğumuz raporları programın içinden alabilecek miyiz? Bugün Excel'de hazırladığınız yönetim raporlarını yanınızda götürün ve programda nasıl alınacağını sorun. Hazır raporlarla karşılanmayan ihtiyaçlar için özel rapor yapılıp yapılamayacağını ve bunu kimin yapacağını öğrenin.

7. Diğer sistemlerimizle entegre olabiliyor mu? Banka, e-ticaret sitesi, pazaryeri, kargo ya da kullandığınız başka yazılımlarla veri alışverişinin nasıl yapıldığını sorun. Hazır entegrasyon mu var, yoksa ayrı bir proje mi gerekiyor; bunu baştan netleştirin.

8. Veriler nerede tutuluyor, nasıl korunuyor? Bulut ya da kendi sunucunuz, her iki modelde de yedekleme, veri güvenliği ve erişim konusunu sorgulayın. Bulut tercih ediyorsanız sağlayıcıya sorulacak ayrıntılı sorular için Bulut ERP Güvenli mi? yazımıza bakabilirsiniz.

9. Yetki yapısı yeterince ayrıntılı mı? Her çalışanın yalnızca görevinin gerektirdiği ekranları ve verileri görmesi gerekir. Satış ekibinin maliyetleri, depo ekibinin banka bakiyelerini görmemesi için yetkilerin rol bazlı ve ekran düzeyinde verilip verilemediğini sorun.

Maliyet ve sözleşme için

10. Toplam maliyet hangi kalemlerden oluşuyor? Lisans, kullanıcı başı ücret, yıllık hizmet bedeli, kurulum, eğitim, veri aktarımı ve özel geliştirme kalemlerinin ayrı ayrı yazılmasını isteyin. Teklifleri ancak aynı kapsamı karşılaştırdığınızda doğru karşılaştırabilirsiniz. DİA'da fiyatın neye göre belirlendiğini DİA ERP fiyatı yazımızda anlattık.

11. Sonradan modül ve kullanıcı eklemek nasıl işliyor? İhtiyaç duymadığınız modüllerle başlamamak için bugün gerekenle başlayıp sonradan eklemenin mümkün olup olmadığını sorun. Ekleme yaptığınızda mevcut verilerinizin ve ayarlarınızın nasıl korunduğunu öğrenin.

12. Sözleşme sona ererse verilerimizi nasıl alırız? Verilerin işletmenize ait olduğunu, sözleşme bittiğinde hangi biçimde teslim edileceğini ve ne zaman silineceğini sözleşmede görün. Bu soru, ileride program değiştirmek isterseniz elinizi güçlendirir.

Kurulumu yapacak iş ortağı için

13. Kurulum nasıl planlanıyor, hangi aşamalardan oluşuyor? İhtiyaç analizi, kurulum, veri aktarımı, test, eğitim ve canlı kullanıma geçiş aşamalarının yazılı bir planını isteyin. Her aşamada sizin tarafınızdan kimin, ne kadar zaman ayırması gerektiğini de öğrenin.

14. Veri aktarımını ve eğitimi kim, nasıl yapacak? Cari, stok ve açılış bakiyelerinin nasıl aktarılacağını ve aktarımdan önce veri temizliğinin kimin sorumluluğunda olduğunu netleştirin. Eğitimin her kullanıcı grubuna kendi işi üzerinden verilip verilmeyeceğini sorun. İş ortağının ekibinin sertifikalı olup olmadığını da öğrenebilirsiniz; DİA'nın sertifika programını DEDS nedir? yazımızda anlattık.

15. Kurulumdan sonra destek nasıl veriliyor? Bir sorun olduğunda kime, hangi kanaldan ulaşacağınızı ve ne kadar sürede dönüş alacağınızı sorun. Dönem devri ve yıl sonu kapanışı gibi kritik işlerde iş ortağının nasıl destek verdiğini de öğrenin.

Kararı nasıl verirsiniz?

Soruların cevaplarını bir tabloda toplayın ve sağlayıcıları aynı başlıklar altında karşılaştırın. Her başlığa işletmeniz için önem derecesine göre puan verin; böylece karar yalnızca fiyata ya da demonun etkileyiciliğine göre değil, ihtiyaçlarınıza göre verilir. Mümkünse programı kullanan ve sizinle benzer ölçekteki bir işletmenin deneyimini de dinleyin.

Kontrol Listesi

Sonuç

Doğru ERP, en çok özelliği olan program değil; işletmenizin süreçlerine uyan, büyüdükçe genişleyebilen ve iyi kurulan programdır. Görüşmelere bir ihtiyaç listesiyle girin, soruları işletmenize, yazılıma ve iş ortağına ayrı ayrı yöneltin ve kararı kendi verinizle yapılmış bir demodan sonra verin.

DİA'yı değerlendiriyorsanız ihtiyaç listenizi birlikte çıkarabilir, hangi modüllerin işinizi gerçekten karşıladığını açıkça konuşabiliriz. Ayrıntılar için DİA Danışmanlık sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz. Zaten DİA kullanıyorsanız, programdan ne kadar verim aldığınızı DİA Verimlilik Analizi ile birlikte değerlendirebiliriz.